Bij het werken met grote databestanden - de meeste webbrowsers kunnen maar ongeveer 10 GB aan - kan het gebruik van de desktop uploader of de figshare API handiger voor je zijn. Voor meer informatie klik hier.

Elke onderzoeker kan tot 5GB per jaar gratis data uploaden. Standaard is deze data Open Access beschikbaar en wordt de data voor minimaal 15 jaar bewaard. Om de veiligheid van jouw data te garanderen wordt de data op drie verschillende locaties opgeslagen en geback-upt.

Financiering

• Ben je onderzoeker bij TU Eindhoven University of Technology, Universiteit Twente of TU Delft en heb je onderzoeksdata uit afgerond onderzoek?
  De kosten voor het uploaden van onderzoeksdata worden tot een volume van 1 TB door de universiteit vergoed. Voor het deponeren van grotere data collecties berekenen we eenmalig €1,50 per GB. Voorbeeld: voor een data collectie van 3TB (= 3072 GB), zullen wij €3.072,- (1.50*2048) berekenen.
   
• Ben je onderzoeker bij Wageningen University & Research en heb je onderzoeksdata uit afgerond onderzoek?
  Je kunt tot 100 GB per jaar gratis data uploaden. Voor het deponeren van grotere datasets berekenen we eenmalig €3,- per GB welke door de universiteit worden vergoed.
   
• Bent je onderzoeker bij een andere onderzoekinstelling en heb je onderzoeksdata uit afgerond onderzoek?
  Tot 5GB per jaar kun je gratis data uploaden. Voor datasets groter dan 
  5 GB berekenen we eenmalig €4,50 per GB. Voorbeeld: voor een dataset van 25GB zullen wij een bedrag van €90,- factureren (20*4,50).

Als je niet zeker bent of je de kosten kunt betalen of als je andere vragen hebt over de kosten, neem dan contact met ons op via researchdata(at)4tu.nl.

Beschrijvende metadata zijn onmisbaar voor het behouden, terugvinden en hergebruiken van datasets. Het geeft antwoorden op vragen als: door wie is de data gemaakt, wat voor data betreft het, welk type bestand, welke geografische gegevens, enz. Oftewel ‘data over data’. 

Voor de metadata wordt gebruik gemaakt van internationale standaarden voor data uitwisseling. Op die manier kan de informatie en de bijbehorende dataset via zoekmachines worden gevonden.

Inhoudelijke metadata is vooral van belang voor de gebruiker van de data. Denk hierbij aan een codeboek om te weten hoe de data gelezen of geïnterpreteerd moeten worden. Wij raden u ten zeerste aan om dergelijke informatie toe te voegen in de vorm van een README file. 

Bij het uploaden wordt je gevraagd de volgende beschrijvende metadata in te vullen:

Authors *	Main researchers involved in producing the data.
Title *	Name or title by which the dataset is known.
Categories *	Discipline(s) or field(s) of research to which the dataset belongs.
Item type *	Defines the content of the item (dataset)
Keyword(s) *	Subject, keyword or key phrase describing the dataset.
Description *	Concise description of the contents of the dataset. Describe the research objective, type of research, method of data collection and type of data.
Funding	Name of the organization that provides financial support for your research. This field is integrated with Dimensions, which allows you to lookup and select funder and grant information from a comprehensive list using the grant name, code or funder body. If the grant code is not in the list, you will still be able to add free text.
References	References (links) to any relevant content or external sources that help describe the resource.
Licence *	Terms and conditions on how the dataset may be used. Our recommended licence is CC0 as it makes your data maximally reusable.
Organizations	Name of the organization that contributed to the creation of the resource.
Publisher	Holder of the data (4TU.ResearchData)
Language	The primary language of the resource. When no language is added, 4TU.ResearchData will automatically assign ‘English’.
Time coverage	Indicate the dates to which the data refer. Enter the year, or the beginning and ending date.
Geolocation	The geographic area to which the data refer (e.g. municipality, town/city, region, country)
Geolocation longitude	Geographic longitude in decimal degrees, East is positive, West is negative. Values: -180 to 180.
Geolocation latitude	Geographic latitude in decimal degrees, North is positive, South is negative. Values: -90 to 90.
Format	Format of the data file(s), e.g. the media type like image/jpeg or a description like “g-zipped shape files”.
Data Link	Link to the data that is an integral part of the current item, e.g. an OpenDAP catalog with netCDF files on our OpenDAP server.
Derived From	URL of the dataset from which the current item was derived.
Same As	URL of exactly the same data. This can be a copy in another location or an alternative URL that redirects to the current item.

* is een verplicht veld

Beschrijvende informatie, noodzakelijk voor het interpreteren van de data, zoals toelichting van codes, afkortingen of algoritmen, moeten worden toegevoegd als bijbehorende documentatie.

Lees hier meer over in de Deposit guidelines en Guidelines for creating a README file.

Uit onderzoek is gebleken dat publicaties met een link naar de onderliggende data vaker worden geciteerd dan publicaties zonder link. Door jouw onderzoeksdata in het archief van 4TU.Centre for Research Data op te slaan, kun je het hergebruik van jouw data voor nieuwe onderzoeksvragen of verificatie stimuleren.

Permanente identificatie

Met een Digital Object Identifiers (DOI’s) wordt een permanente, stabiele link naar de dataset gecreëerd. Zelfs als de locatie van de dataset wijzigt, kan de geciteerde dataset altijd worden teruggevonden.

Elke dataset in het archief van 4TU.ResearchData wordt voorzien van een DOI (via DataCite Netherlands). 4TU.ResearchData archiveert de data op een permanente en duurzame manier, geheel volgens de richtlijnen van het internationale CoreTrustSeal.

Meer dan één DOI

DOI’s kunnen worden toegekend op elk niveau van detail of grootte binnen een publicatie.  Een DOI kan bijvoorbeeld worden toegekend aan een hele data collectie, maar ook aan elk onderdeel binnen de data collectie. Bij de keuze welke niveaus zinvol zijn om een DOI te registreren dient men uit te gaan van de verwachtingen van de toekomstige data gebruikers. Is het aannemelijk dat de objecten binnen de data collectie zullen worden geciteerd?

Link tussen publicatie en dataset

Om de zichtbaarheid en het delen van jouw datasets te bevorderen, adviseren we om in jouw artikel of proefschrift te verwijzen naar de DOI’s van jouw datasets.  Lees meer over hoe je van te voren een DOI kan reserveren.

Hulp nodig?

Neem contact op met 4TU.ResearchData voor vragen of ondersteuning.

De keuze van het bestandsformaat is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat de onderzoeksdata in de toekomst nog bruikbaar zijn en ‘gelezen’ kunnen worden. 4TU.ResearchData moedigt daarom het gebruik van standaard, uitwisselbare of open bestandsformaten ten zeerste aan. Voor de zogeheten ‘preferred formats’ of voorkeursformaten garandeert 4TU.ResearchData dat de onderzoeksdata toegankelijk blijven en worden gemigreerd of geconverteerd als dat nodig is.

4TU.ResearchData hanteert twee niveaus in ondersteuning van bestandsformaten:

• Full preservation: Alle in redelijkheid denkbare maatregelen zullen worden genomen om ervoor te zorgen dat de bestandsformaten leesbaar en bruikbaar blijven. Deze maatregelen omvatten migratie, normalisatie en conversie.
• Bit-level preservation: Er wordt toegang geboden tot het data object in het oorspronkelijk aangeleverde bestandsformaat.

Bekijk het overzicht van preferred file formats.

Neem contact met ons op , wanneer je niet zeker weet of de bestandsformaten van jouw data geschikt zijn om te uploaden in het archief.

NetCDF en OPeNDAP

De meeste datasets in het 4TU.ResearchData-archief zijn gecodeerd in netCDF (Network Common Data Form), dat zowel een datamodel als een bestandsformaat is dat zeer efficiënt is voor multidimensionale array-georiënteerde data. Deze data kunnen temperatuur, vochtigheid, druk, windsnelheid en richting zijn in zowel vector- als rasterformaat. Over hetl algemeen, wordt netCDF vooral veel gebruikt in atmosferische wetenschappen en oceanografie.

Het formaat is zelfbeschrijvend, dwz het bevat algemene metadata en gedetailleerde metadata over variabelen, dimensies en gebruikte eenheden, op een volledig machine leesbare manier (in tegenstelling tot bijvoorbeeld een spreadsheet met kolomkoppen die niet echt machinaal leesbaar is).

Toegang tot netCDF-data (en HDF5) wordt makkelijk gemaakt door de data beschikbaar te stellen via het OPeNDAP-protocol. OPeNDAP staat voor Open-source Project for a Network Data Access Protocol. Een groot voordeel van OPeNDAP is de mogelijkheid om subsets van bestanden op te halen zonder de hele dataset te hoeven downloaden, en ook de mogelijkheid om een reeks databestanden te verzamelen, bijvoorbeeld een tijdreeks, in één 'virtuele' dataset. Het maakt het ook mogelijk dat datasets direct benaderbaar zijn via programmeertalen.

Als NetCDF data samen via OPeNDAP worden geplakt, is het eenvoudig om een ​​'query' uit te voeren die een nauwkeurig gedefinieerde selectie uit de data teruggeeft. Hiermee kunnen gebruikers een deel van de data bekijken, waardoor een aanzienlijke hoeveelheid downloadtijd wordt bespaard.

Onze data-experts vertellen u graag meer.

Aanvullende informatie over netCDF is hier beschikbaar en over OPeNDAP op https:www.opendap.org. 4TU.ResearchData heeft een rapport gepubliceerd over het gebruik van NetCDF. Onze OPeNDAP-server is te bereiken op https://opendap.4tu.nl/.

Als dataproducent wordt u gevraagd in te stemmen met een Deposit Agreement. Hiermee verleen je 4TU.ResearchData een niet-exclusieve licentie om de data op te slaan en voor derden beschikbaar te maken.

Wanneer je jouw data deponeert, moet je als onderdeel van de procedure een licentie voor jouw data selecteren. In een licentie wordt gedefinieerd wat anderen wel en niet met jouw data mogen doen. Lees onze richtlijnen voor meer informatie over de typen licenties die wij aanbieden.

Als datagebruiker dient u akkoord te gaan met de Terms of Use. Door gebruik te maken van de 4TU.ResearchData repository website of enig inhoud daarvan, stemt u in met de Terms of Use en alle van toepassing zijnde wetten en richtlijnen.

Wij raden je aan om de data waar mogelijk "open" te houden. Maar je kunt  ook de data afschermen (de toegang voor een bepaalde tijd blokkeren) of beperken wie toegang krijgt tot de data.

Toegang tot data moet worden beperkt als ze van gevoelige aard zijn (bijvoorbeeld als ze nog steeds persoonlijke informatie bevatten, omdat je de data niet volledig kan anonimiseren). Raadpleeg voor advies het AVG (GDPR)-beleid en de richtlijnen van jouw eigen instelling over hoe om te gaan met gevoelige en persoonlijke data.

De volgende toegangsniveaus kunnen worden toegepast in 4TU.ResearchData:

Open access

Er zijn geen beperkingen op de toegang tot de data; iedereen kan een kopie bekijken en downloaden. 
Dit maakt de kans op hergebruik van jouw data groter en maakt het voor anderen mogelijk om de resultaten van jouw onderzoek te verifiëren. Open access is de beste keuze voor het publiceren van data die niet vertrouwelijk is. 

Open access is de standaardinstelling voor onderzoeksdata in 4TU.ResearchData waardoor alle datasets direct en gratis toegankelijk zijn voor anderen. De dataset wordt in het publieke domein geplaatst of onder een passende licentie beschikbaar gesteld.

Tijdelijke embargo

Tijdelijke embargo is een periode waarin een dataset, die uiteindelijk openbaar zal worden gemaakt, niet beschikbaar en niet toegankelijk is voor anderen.
In sommige gevallen kan het beter zijn om de publicatie van jouw data uit te stellen, bijvoorbeeld totdat je tijdschriftartikel is gepubliceerd, of om commerciële redenen bij het aanvragen van een octrooi. 

Wanneer je een embargodatum op jouw dataset wilt toepassen, selecteer dan "Apply embargo” in het metadataformulier en selecteer de embargoperiode of vul de datum in waarop de embargo eindigt. Voeg de reden voor de embargo toe in de daarvoor bestemde vakjes. 

4TU.ResearchData zal de toegang tot de dataset beperken tot het einde van de embargoperiode; op dat moment worden de data files automatisch openbaar gemaakt.

Permanente embargo (restricted access)

Via restricted access, waarbij je voorwaarden stelt aan de toegang, kunnen jouw data veilig worden hergebruikt, en zijn de data om commerciële, ethische of juridische redenen beschermd. Als je data gevoelig is en de gevoelige informatie niet kan worden verwijderd, zonder dat de dataset aan waarde inboet, dan is permanente embargo een goede optie om te kiezen bij het publiceren.

Het delen van vertrouwelijke data vereist voorzorgsmaatregelen en veiligheidsmaatregelen om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot de data. Daarom raden wij sterk aan een End User License Agreement (EULA) op te stellen, waarin wordt verduidelijkt wat gebruikers wel en niet mogen doen met de dataset. Een template voor het opstellen van een EULA vindt u hier.

Wij raden u aan onze richtlijnen over Restricted Access te lezen voor meer gedetailleerde informatie over 'How to publish a restricted dataset' en 'How to access a restricted dataset'. 

Naast de bovenstaande toegangsniveaus is het ook mogelijk om te kiezen voor:

A metadata-only record

Een metadata-only record kan gemaakt worden wanneer je de data ergens anders hebt opgeslagen, bijvoorbeeld in het geval van gevoelige data die op een beveiligde locatie buiten 4TU.ResearchData zijn opgeslagen, maar je een DOI wilt hebben om naartoe te linken.

Wil je een metadata-only record maken? Klik dan op "metadata record only" bovenaan het metadataformulier, en vul de reden in.

A private link/URL

Het kan zijn dat je je dataset moet delen (bijvoorbeeld voor peer review doeleinden) voordat deze daadwerkelijk wordt gepubliceerd. Om dit te doen, klik je op "generate private link" in het metadataformulier. Je kunt de gegeven privélink versturen.

Via de tab Collections kun je zowel eigen datasets als die van anderen onder een bepaald thema bij elkaar brengen. Collecties kunnen zowel privé als openbaar zijn en krijgen een DOI wanneer ze worden gepubliceerd. 

Volg deze stappen om een collectie te maken en publiceren:

1. Maak een collectie

Ga naar de tab Collections en selecteer linksboven de knop '+ Create a new collection'. Dit opent het formulier waar je metadata aan de collectie kunt toevoegen. Vul de secties in met een groene stip ernaast om deze openbaar te maken. Hoe meer informatie je verstrekt, hoe beter de collectie vindbaar zal zijn.

Klik op 'Save changes' nadat je het formulier hebt ingevuld.

2. Voeg datasets toe

Er zijn twee manieren om datasets aan een collectie toe te voegen:

1. Nadat je de collectie hebt gemaakt, selecteer je ‘Add public items’ of ‘Add from My data’. Als je de eerste optie selecteert, kun je in alle instanties van figshare naar items zoeken, of alleen naar items zoeken in 4TU.ResearchData. Selecteer de dataset(s) die je aan de collectie wilt toevoegen en klik 'Add selected item'. Als je de tweede optie selecteert, is je zoekopdracht beperkt tot de items in jouw My data omgeving. 
2. Als je een openbaar item hebt gevonden, selecteer '+ Collect'  en kies de collectie waaraan je het item wilt toevoegen.

3. Publiceer een collectie

Als je alle datasets hebt verzameld, kun je jouw collectie openbaar maken door het tandwiel ‘Manage’ aan de rechterkant van het scherm te selecteren en vervolgens ‘Publish collection’. Als je eenmaal een collectie hebt gepubliceerd, is deze permanent en kan de publicatie ervan niet meer ongedaan worden gemaakt.